Ψηφιακό Σύστημα Διαχείρισης Κρατήσεων (PMS) για επιχειρήσεις υπαίθριας φιλοξενίας

Στο πλαίσιο του έργου αναπτύχθηκε ένα ολοκληρωμένο, cloud-based Σύστημα Διαχείρισης Κρατήσεων (PMS), ειδικά σχεδιασμένο για τις ανάγκες των επιχειρήσεων του κλάδου της υπαίθριας φιλοξενίας — κάμπινγκ, glamping, αγροτουριστικών καταλυμάτων και σύνθετων μονάδων με πολλαπλούς τύπους θέσεων. Το σύστημα ενοποιεί σε ένα ενιαίο περιβάλλον ολόκληρο τον λειτουργικό κύκλο μιας μονάδας — από τη στιγμή της κράτησης έως την έκδοση παραστατικού και την παραγωγή αναφορών απόδοσης — αντικαθιστώντας τα κατακερματισμένα εργαλεία (υπολογιστικά φύλλα, email, τηλεφωνικές κρατήσεις) που οδηγούν σε χαμένο χρόνο, λάθη και διπλοκρατήσεις. Σε επίπεδο καθημερινής λειτουργίας, το προϊόν καλύπτει τη διαχείριση κρατήσεων και πελατολογίου, με τήρηση προφίλ επισκεπτών, επιχειρήσεων και πρακτορείων, παρακολούθηση του ιστορικού κρατήσεων ανά πελάτη και δυνατότητα εξαγωγής στοιχείων για σκοπούς marketing. Παράλληλα, υποστηρίζει τον σχεδιασμό χωροθέτησης και τη διαχείριση του αποθέματος των μονάδων, χωρίς περιορισμό στον αριθμό και τους τύπους θέσεων/καταλυμάτων, με πλήρη ευελιξία στη διαμόρφωση της τιμολογιακής πολιτικής (ανά διανυκτέρευση, ανά άτομο, ανά διάρκεια διαμονής και ανά εποχή, με προσφορές και εκπτωτικά κουπόνια/vouchers). Καθοριστικής σημασίας είναι ο ενσωματωμένος συγχρονισμός με τα διαδικτυακά κανάλια κρατήσεων (OTAs), την πλατφόρμα Campsaround.com και τις τηλεφωνικές κρατήσεις, ο οποίος διασφαλίζει ενιαία και πάντα ενημερωμένη διαθεσιμότητα, αποτρέποντας τον κίνδυνο διπλοκράτησης. Στον εμπορικό και χρηματοοικονομικό άξονα, το σύστημα υποστηρίζει την επεξεργασία πληρωμών τόσο μέσω σύγχρονων διαδικτυακών gateways όσο και μέσω χειροκίνητων μεθόδων (μετρητά/κάρτα), καθώς και την έκδοση και παρακολούθηση παραστατικών με απευθείας διασύνδεση στην ΑΑΔΕ/myDATA μέσω πιστοποιημένου παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης. Αυτοματοποιεί επίσης την επικοινωνία με τον πελάτη μέσω ειδοποιήσεων SMS/email (υπενθυμίσεις κράτησης, προώθηση πρόσθετων υπηρεσιών) και ενσωματώνει διαχείριση συνεργατών (B2B) με αυτόματο, μηνιαίο υπολογισμό των οφειλόμενων προμηθειών. Πέραν των κρατήσεων, το σύστημα υποστηρίζει και τη διαχείριση των ημερήσιων εργασιών της μονάδας — ανάθεση καθαρισμών και συντηρήσεων με βάση τη διαθεσιμότητα του προσωπικού και εκτύπωση του προγράμματος εργασιών — και παράγει αναλυτικές αναφορές λειτουργικών δεικτών (πληρότητα, μέση τιμή διανυκτέρευσης/ADR, έσοδα ανά διαθέσιμη μονάδα/RevPAR, μέση διάρκεια διαμονής, έσοδα ανά κανάλι και σεζόν), με δυνατότητα εξαγωγής σε αρχεία Excel/JSON για περαιτέρω επεξεργασία και αξιολόγηση της πορείας της επιχείρησης.

Η υλοποίηση βασίζεται σε υποδομή cloud, με αρθρωτή (modular) αρχιτεκτονική και διαβαθμισμένα δικαιώματα χρηστών, ώστε το σύστημα να είναι προσβάσιμο από οποιαδήποτε συσκευή, να κλιμακώνεται σε επιχειρήσεις διαφορετικού μεγέθους και να προσαρμόζεται στις ιδιαιτερότητες της κάθε μονάδας.